Checklist para mudar de administração de condomínio
Uma mudança de administração corre melhor quando se sabe, desde o início, o que tem de passar de uma administração para a outra. Esta checklist reúne os documentos, os contactos e os objetos a juntar e a organizar.
Guia prático · Atualizado em
Antes de começar
A mudança começa numa decisão dos condóminos. O administrador é eleito e exonerado pela assembleia de condóminos (Código Civil, art. 1435.º). Por isso, o primeiro passo é levar o tema à assembleia, com propostas de outras empresas para comparar. Se ainda está nessa fase, o guia sobre como escolher uma empresa de administração ajuda a preparar as perguntas.
Aprovada a nova administração, segue-se a passagem. É aqui que esta checklist faz falta: um condomínio acumula, ao longo dos anos, papéis, contratos, chaves e compromissos que não podem ficar pelo caminho. Convém que um ou dois condóminos acompanhem o processo e guardem uma cópia da lista do que foi entregue.
Para uma visão geral da mudança, dos sinais de que é altura de mudar aos quatro passos do processo, consulte a página mudar de administração de condomínio.
Informação geral; não dispensa aconselhamento jurídico para casos concretos.
A checklist
Oito pontos a confirmar antes de dar a passagem por concluída.
Atas
O livro ou a pasta das atas, com as deliberações das assembleias anteriores. Confirme que a ata da assembleia que aprovou a mudança faz parte do conjunto: é o ponto de partida de tudo o resto.
Contas e extratos
Os balancetes, o último relatório de contas, os extratos das contas bancárias do condomínio e os comprovativos das despesas. Inclua a conta do fundo comum de reserva. Verifique se os saldos dos extratos coincidem com os das contas apresentadas aos condóminos.
Orçamentos
O orçamento do ano em curso e os orçamentos de obras já pedidos ou aprovados. Anote as obras que estão a decorrer e as que ficaram por começar, com o fornecedor escolhido e o que já foi pago.
Contratos de manutenção e fornecedores
Elevadores, limpeza, jardim, portões, iluminação das partes comuns: reúna os contratos em vigor, o contacto de cada fornecedor e as datas de renovação. Junte as faturas que ainda estão por pagar.
Apólice de seguro
A apólice do condomínio com as condições particulares, a data de renovação e os últimos recibos. Se houver sinistros em aberto, junte a participação feita à seguradora e o ponto em que cada processo está.
Lista de condóminos e contactos
A lista das frações com o nome de cada proprietário e os contactos (email e telefone), e a quota-parte de cada fração no condomínio. São dados pessoais: devem passar de forma segura e apenas para a nova administração.
Chaves e comandos
As chaves das partes comuns (casa das máquinas, contadores, arrecadações, terraço), os comandos da garagem e os códigos de acesso. Faça uma lista do que é entregue, a quem e em que data.
Dívidas em curso
A lista das quotas em atraso por fração, os avisos de pagamento já enviados e os processos de cobrança em curso. Inclua também o que o condomínio deve a fornecedores, para que nenhuma fatura fique esquecida.
Como organizar a passagem
Ter a lista não chega: é preciso confirmar que cada ponto foi entregue e que nada ficou incompleto. Estes hábitos simples evitam surpresas nos meses seguintes.
Uma lista de entrega, assinada pelas duas partes
Registe o que foi entregue, por quem e em que data. Se faltar algum documento, fica anotado e é mais fácil pedi-lo depois.
Uma pasta única, de preferência digital
Atas, contas, contratos e apólice no mesmo sítio, organizados por ano. Quando os documentos passam a estar num portal, os condóminos deixam de depender de quem guarda a pasta.
Saldos confirmados
Compare os saldos bancários com o último relatório de contas e com a lista de dívidas. Diferenças por explicar devem ser esclarecidas antes de a passagem ficar fechada.
Avisos a quem precisa de saber
O banco, a seguradora e os fornecedores devem saber quem passa a ser o contacto do condomínio. Os condóminos devem saber como pagar a quota a partir de agora.
O que fica a cargo da Habiteight
Os condóminos decidem em assembleia. A transição fica connosco.
A passagem junto do administrador anterior
Tratamos da passagem da documentação e dos dados do condomínio junto do administrador anterior e organizamos tudo. Os condóminos não têm de ir buscar documentos.
A plataforma configurada
Configuramos a plataforma com os dados do prédio. Cada condómino passa a ver a conta corrente da sua fração e os documentos do condomínio.
O portal apresentado aos condóminos
Fazemos uma sessão de apresentação do portal: como entrar, como pagar a quota e como reportar uma avaria.
A gestão corrente
Passamos a tratar dos fornecedores, da cobrança, das assembleias, do fundo comum de reserva e do seguro, a começar pela análise da apólice em vigor.
Quer saber como corre a mudança para o seu prédio? Peça uma proposta. A reunião de diagnóstico é gratuita e sem compromisso.
Depois da mudança
Terminada a passagem, os condóminos notam a diferença no dia a dia. No portal, cada um vê a conta corrente da sua fração, com o saldo e o estado de cada quota: paga, pendente ou vencida. Em Documentos encontra as atas, os orçamentos, os relatórios de contas e os contratos do condomínio.
A quota paga-se por MB Way ou com uma referência Multibanco. As avarias reportam-se no portal, com um título, a prioridade e uma descrição, e cada ocorrência mostra se está aberta, em curso ou resolvida. O calendário das assembleias e as convocatórias também ficam no portal.
O guia sobre o portal do condómino explica cada uma destas áreas, e as perguntas frequentes respondem às dúvidas mais comuns sobre a mudança, as quotas e o acesso ao portal.