Portal do condómino: o que deve oferecer aos proprietários
Um portal do condomínio só é útil se responder às perguntas que os condóminos fazem todos os meses: tenho as quotas em dia, para onde vai o dinheiro, como pago, quando fica arranjado o elevador, quando é a próxima assembleia.
Guia prático · Atualizado em
Para que serve um portal do condómino
Num prédio sem portal, a informação está espalhada: as contas chegam uma vez por ano, as atas ficam numa pasta guardada pela administração, os pagamentos fazem-se por transferência e as avarias reportam-se por telefone ou num papel colado no elevador. Cada pergunta obriga a um contacto, e cada contacto é uma espera.
Um portal junta tudo num só sítio, aberto a cada condómino no telemóvel ou no computador. Não substitui a administração: torna visível o trabalho que ela faz. Quem paga a quota passa a ver o que acontece ao dinheiro, e quem reporta uma avaria passa a ver o que está a ser feito.
Nem todos os portais são iguais. Alguns são pouco mais do que um arquivo de documentos; outros dão a cada condómino a informação de que precisa no dia a dia. As cinco áreas seguintes são as que fazem a diferença.
As cinco áreas essenciais
Conta corrente, documentos, pagamentos, ocorrências e assembleias.
Conta corrente
É a pergunta mais frequente de qualquer condómino: tenho as quotas em dia? Um bom portal responde sem ser preciso telefonar a ninguém. Mostra o saldo da fração e a lista das quotas, com o estado de cada uma.
O estado tem de ser claro. Uma quota paga, uma quota que ainda está dentro do prazo e uma quota que já passou do prazo são situações diferentes, e o condómino deve distingui-las de relance.
Documentos
As atas, os orçamentos, os relatórios de contas e os contratos do condomínio pertencem a todos os condóminos. Num bom portal estão sempre disponíveis, para abrir ou descarregar, sem pedidos por email nem esperas.
É também aqui que se percebe para onde vai a quota: o orçamento e o relatório de contas mostram em que se gasta o dinheiro do prédio.
Pagamentos
Pagar a quota deve demorar pouco. Em Portugal, os meios mais práticos são o MB Way, confirmado na app do telemóvel, e a referência Multibanco, que se paga numa caixa multibanco ou no homebanking.
Tão importante como pagar é ver o pagamento registado. Quando o pagamento é confirmado, a quota deve aparecer como paga na conta corrente, sem ser preciso enviar comprovativos.
Ocorrências
Uma lâmpada fundida na escada, uma porta da garagem avariada, uma infiltração no telhado: cada problema deve ter um sítio próprio para ser reportado, com um título, uma descrição e a urgência.
Depois de reportar, o condómino quer saber em que ponto está a reparação. Um estado visível, que mostre se o pedido está aberto, em curso ou resolvido, evita telefonemas e mal-entendidos entre vizinhos.
Assembleias
As datas das assembleias e as convocatórias devem estar à mão. Um calendário no portal ajuda os condóminos a preparar a reunião e a não perder decisões importantes para o prédio.
O portal da Habiteight
As mesmas cinco áreas, no portal dos condomínios que administramos.
- Conta corrente
- O saldo da fração e as quotas de cada ano, com o estado de cada uma: paga, pendente ou vencida.
- Documentos
- As atas, os orçamentos, os relatórios de contas e os contratos do condomínio, para abrir ou descarregar.
- Pagamentos
- A quota paga-se por MB Way ou com uma referência Multibanco. Quando o pagamento é confirmado, a quota aparece como paga na conta corrente.
- Ocorrências
- Cada avaria ou pedido tem um título, uma prioridade (baixa, normal, alta ou urgente) e uma descrição. A equipa coordena a reparação com os fornecedores e o estado fica à vista: aberta, em curso ou resolvida.
- Assembleias
- O calendário das assembleias do condomínio e as respetivas convocatórias.
Por trás do portal está a equipa da Habiteight, que trata dos fornecedores, da cobrança, do seguro, das assembleias e do fundo comum de reserva. O portal mostra o resultado desse trabalho a cada condómino.
Acesso e privacidade
Um portal guarda informação pessoal e financeira, por isso o acesso tem de ser individual. No portal da Habiteight, cada condómino entra com o email e a palavra-passe da sua conta e só vê a conta corrente da sua fração. Se se esquecer da palavra-passe, pede a recuperação na página de entrada e recebe um email para definir uma nova.
O portal funciona no telemóvel e no computador, com as mesmas funções. Os acessos dos condóminos são configurados quando a Habiteight assume a gestão do prédio, e o portal é apresentado numa sessão própria: como entrar, como pagar a quota e como reportar uma avaria.
Como se chega até aqui, da decisão em assembleia à passagem de documentos, está explicado na página mudar de administração de condomínio e na checklist para mudar de administração.
Como avaliar um portal antes de decidir
Ao comparar empresas de administração, o portal merece tanta atenção como o preço. Algumas perguntas ajudam a separar um bom portal de um arquivo de documentos.
Peça uma demonstração
Veja onde está a conta corrente, como se paga uma quota e como se reporta uma avaria. Se cada passo for difícil de encontrar na demonstração, será difícil para os condóminos.
Experimente no telemóvel
É no telemóvel que a maioria das pessoas vai pagar a quota e reportar avarias. O portal tem de ser fácil de usar num ecrã pequeno.
Confirme o que cada condómino vê
Cada pessoa deve ver a sua fração e os documentos do condomínio, e não a conta corrente dos vizinhos.
Pergunte quem trata do que é reportado
Um portal só funciona se do outro lado houver uma equipa que responde. Pergunte quem recebe as ocorrências e como o estado é atualizado.
Para outras perguntas a fazer antes de escolher, veja o guia sobre como escolher uma empresa de administração de condomínio. As dúvidas sobre pagamentos, acesso e documentos estão respondidas nas perguntas frequentes. E para ver o portal da Habiteight aplicado ao seu prédio, pode pedir uma proposta, sem compromisso.